Mein Weg zum papierlosen Büro – Teil 2
Ja, ich weiß nach langer Zeit 😉
Nachdem einige Sachen mehr meine Aufmerksamkeit benötigen habe ich mich jetzt mal wieder einem früheren Thema angenommen und hier den Workflow etwas verändert.
Teil 1 findet ihr hier -> Anschauen
Kleines Update am 03.09.2018 eingefügt hier
Im ersten Teil habe ich mich um scannen, sortieren und syncen beschäftigt.
Mit der Zeit habe ich die Sache etwas angepasst.
Welche Punkte haben sich ausgeweitet/verändert:
- OCR (hier gelöst mit Hazel & OCR-Kit )
- Das Mobile: Sync
Veränderungen beim OCRen
Also hier hatte da ich in bisher fast nur mit dem ix500 gescannt hatte und dann mit Scankit OCR gemacht. Da nutze ich Hazel um zu schauen ob die PDFs schon das Anhängsel -OCR am Ende des Dateinamen trugen.
Jetzt hatte dies aber den Nachteil wenn z.B.: Rechnungen die schon mit OCR behandelt waren wieder durch liefen.
Auch kam dazu das ich in letzter Zeit öfters mit ScanBot Unterlagen einscannte von denen ich etwas schnell für die Unterlagen benötigte.
Nach etwas suchen u.a. im Forum von Noodlesoft (von den ist Hazel) kam ich auf einen Link der zu MacScripter führte. Was auch schon einige beschäftige war der Punkt das man ja nur Sachen mit OCR versehen möchte die bisher noch kein OCR haben. In Hazel kann man ja angeben das wenn bestimmten Bedingungen erfüllt sind das dann erst etwas ausgelöst wird. Im meinem Fall fand ich in diesem Thread folgendes Shell-Script:
a=$(grep -ci "encoding" "$1") if [ x$a = x ]; then exit 1; fi if [ $a -gt 1 ]; then exit 0 else exit 1
Wo bei ich bei mir statt encoding nach Font suchen.
Was das Bash/Shell-Script macht ist schnell erklärt:
Es schaut sich sich die Datei an ( macht der grep-Befehl) und schaut ob ob das angegebene Wort (im Original-Script encoding bzw. bei mir Font) vorhanden ist. Durch das zusätzliche Argument -ci wird es unabhängig der Schreibweise (bei mir z.B.: egal ob es Font, FONT, FoNt usw..) gefunden.
Der Rest vom Script sagt Hazel dann wenn das gesuchte Wort öfters als 1 mal vor kommt (hier -gt; bedeutet greater then) steige mit exit 0 aus was Hazel sagt das die Bedingung nicht erfüllt ist das es durch Hazel mit OCRKit behandelt werden müsste. bei exit 1 wird durch Hazel die Datei an OCRKit übergeben.
In diesem MacScripter-Thread findet ihr auch eine Erweiterung des Scripts falls euer gesuchtes Wort öfters vor kommt. Probiert da einfach aus.
Einige werden sicherlich fragen: Wieso nutzt du die wirklich gute Software vom ScanSnap nicht? Nun da kommen wir schon zu einem früheren Problem bei mir und seitdem ich mit Scanbot unterwegs auch schnell mal was scanne mit einem der Gründe für diesen Weg.
Die Software vom ScanSnap bzw. das mitgelieferte Abbyy OCRed nur Sachen die von ihm gescannt wurden. Man dann ScanSnap-Tool auch starten und die Dateien reinziehen aber diesem “manuellen” Aufwand wollte ich mir heute die damals sparen.
Lange Rede kurzer Unsinn 😉 daher der Weg mit Hazel und OCRKit wenn noch OCR der Datei notwendig ist.
Denn wenn ich in meine Scan-Inbox Dateien (z.B.: die mit ScanBot schon OCRed wurden) reinlege wird geprüft ob dies notwendig ist.
So läuft das jetzt schon eine zeitlang bei mir und es läuft bestens.
Update 03.09.2018: Nach einer Neuinstallation meines Mac Mini (u.a. mein Server zuhause) habe ich Abbyy eine neue Chance gegeben und Abbyy scannt nun was vom ix500 kommt. Hier scheint mit einem der letzten Updates sich einiges deutlich verbessert haben was die Erkennung betrifft.
Bei Hazel habe ich nur eine Bedingung einfügt das Dateien die älter als 4 Minuten sind erst dann an OCRKit übergeben werden zum scannen.
Grund dafür ist das die Scansnap-Variante von Abbyy mehrere Sprachen kann und (rein subjektiv) aktuell eine bessere Erkennung bei einigen Papieren hat. Muss ich weiter testen. Aber mit OCRkit und Abbyy habe ich je nach Eingangsquelle gute Software “im Haus”.
Veränderungen beim Sync
Also hier nutze ich größtenteils immer noch Resilio Sync (der neue Namen von BittorrentSync) um meine Macs synchron zu halten.
Auf meinem iPad Pro 10.5″ das ich seit seinem Release habe nutze ich Documents von Readdle, womit ich per SFTP Verbindung zu einem meiner Macs zuhause halte. Verändere ich eine Datei (z.B.: Verschiebe oder bearbeite diese mit Documents) wird es mittels SFTP nachhause gesynct. Und von dort aus geht es auf die anderen Geräte. Documents gleicht aber auch seinen eigenen Bestand ab und synct den auch zu sich. Also hier 2-Wege-Sync.
Documents gefällt mir da sehr gut da ich PDFs auch annotieren kann, Reihenfolge der Seiten innerhalb einer PDF und noch vieles mehr machen.
Ggf. mache ich dazu bei Zeit und/oder Rückmeldungen einen separaten Blogpost dazu. Zwar will ich vorher noch was zu Notizen aufm iPad schreiben aber da bin ich flexibel.
Hoffe ich kann vielleicht hier und da einem helfen ein Problem zu lösen oder eins zu schaffen um es dann zu lösen 😉
Fragen, Kommentare usw. einfach unten in die Kommentare.
Hab auf Nachfrage auch mal meinen Wunschzettel bei Amazon verlinkt.
Gruß
Arnaud